Breng uw organisatie met procesoptimalisatie naar de top

Ging het altijd goed met uw bedrijf, maar staan de marges ineens onder druk? Hebben zich incidenten of fouten voorgedaan die u voortaan liever wilt voorkomen? Verwacht u een kwaliteitsaudit voor een bankvergunning, ISO- of ISAE3402-certificaat? Wellicht moet u aan de slag met de bevindingen van een reeds uitgevoerde audit? In al deze gevallen is het tijd om uw processen (weer) eens goed onder het vergrootglas te leggen.

Door het optimaliseren van processen kunt u de kwaliteit van uw organisatie continu verbeteren, sturen en monitoren en maximale klantwaarde realiseren met beheerste risico’s en tegen zo laag mogelijke kosten. ProMinded realiseert in vier stappen een logische, gestructureerde en resultaatgerichte procesoptimalisatie:

Inventarisatie

Meten is weten. Procesoptimalisatie begint met het inventariseren van de processen. Wat speelt er op de werkvloer? Sluiten bestaande procesbeschrijvingen nog wel aan op de werkelijkheid? Waar zitten de knelpunten? Is er draagvlak voor verandering? Met het uitvoeren van Risk Self Assessments op de processen brengen we tevens de risico’s in kaart. Zijn de netto-risico’s acceptabel of is het nodig om aanvullende beheersmaatregelen te treffen?

Prioriteren en plannen

Met de te beheersen risico’s op ons netvlies stellen we samen met u vast welke processen (opnieuw) beschreven moeten worden. We verwerken de verschillende acties in een prioriteitenlijst en bepalen welke medewerkers binnen de organisatie de beste papieren hebben om proceseigenaar te zijn. De medewerkers worden hierover ingelicht en bijgepraat en we maken een concrete planning voor de te nemen acties.

Opstellen procesbeschrijving

Nu is het tijd om de procesbeschrijvingen op te stellen of te herontwerpen. Dit is een belangrijke stap, waarbij het zaak is dat medewerkers de ruimte krijgen om processen te beoordelen en zelf verbeteringen aan te dragen. Met eerlijke gesprekken en workshops wordt een constructieve gezamenlijke discussie op gang gebracht. Deze resulteert in het opstellen van processchema’s en -beschrijvingen, formulieren en checklists, die worden afgestemd met de verantwoordelijke proceseigenaren. Aan het eind van stap drie is duidelijk welke risico’s uw organisatie op welke manier gaat afdekken.

Implementatie en vervolgstappen

De laatste en meest cruciale stap is het in de praktijk brengen van de nieuwe procesbeschrijving. Laat u het in de implementatiefase liggen, dan bent u de eigenaar geworden van een prachtige papieren tijger. Maar durft u de tijger los te laten en een vruchtbare habitat op uw werkvloer te geven, dan heeft u de top bereikt: een kwalitatief betere, zelflerende organisatie. Uw onderneming functioneert efficiënter en effectiever, fouten worden voorkomen door innovatie/automatisering en de risico’s zijn (weer) beheersbaar. Versiebeheer en voortgangsbewaking zorgen voor een continue verbetering van uw kwaliteitsmanagementsysteem op de korte en middellange termijn.

Meer weten over procesoptimalisaties? Neem contact op met onze processpecialist Reinier Visser.

De specialist op dit gebied is: Reinier Visser [email protected] 06-51415090